暨南大学是我国第一所由政府创办的华侨学府。随着学校办学空间的拓展，目前已在广州、深圳和珠海三地设有五个校区。近年来，学校逐步扩大招生人数，自2018年起每年秋季报到入学的新生已超过10000人，其中有约三分之一来自港澳台及海外。总的来说，暨南大学具有新生数量多、招生类型多、生源地广、国际化程度高等特点。

　　迎新工作的顺畅与否，既是一所大学组织协调和管理服务综合实力的体现，同样也是学校信息化应用水平的集中反映。为优化迎新工作，近年来暨南大学积极应用信息化手段对迎新工作进行持续革新，致力于将迎新工作从费时费力的艰巨任务变成轻松完成的常规工作。

　　一、建设思路与目标

　　1. 建设目标

　　为做好迎新信息化保障，让来自五洲四海的万余新生在各自的校区都能够便捷地完成报到手续，快速融入学校的新生活，暨南大学确立了以下的建设目标：一是以信息化实现迎新全流程支持；二是最大程度提升迎新手续办理效率，杜绝排队现象；三是畅通信息流通渠道，使新生对学校有详细了解；四是以用户为中心，优化细节，提升体验。

　　2. 建设思路

　　（1）完善信息系统，支持信息交线和迎新全流程

　　根据需要对迎新系统进行升级优化，提高效率和用户体验，并建设配套的网站、小程序以满足业务需要。

　　（2）做好数据共享，支持业务协同

　　实现新生数据从源头到应用的全流程管控，通过清洗后的标准化数据按需共享给相关业务平台，实现数据实时同步。

　　（3）流程优化，简化手续，节约时间

　　对新生报到流程进行优化。包括将原本的集中式报到改为分散地点报到；支持部分手续提前或延后办理，如缴费和办理校园卡；支持灵活的办理流程，如支持先办理宿舍入住后再到学院进行报到。为此，信息系统需要配合做好相关的流程优化支持。

　　（5）拥抱新技术，试点后推广

　　积极引入移动互联网和人工智能等前沿技术，推动迎新信息化的开拓创新。

　　二、建设成果

　　围绕发展目标，暨南大学在近几年开展了一系列的探索实践，并取得良好成效。

　　1. 规范新生数据生产和共享，为新生相业务提供有力支撑

　　为了更好地完成迎新工作，实现迎新系统和其他业务系统之间的数据实时集成交换，学校建设了新生数据共享平台，平台支持新生数据的导入、清洗、分析，同时也能与招生数据对接，实时同步数据至各个相关业务系统。此外，新生在注册报到前，为其建立数字校园账号（JNUID），让其在报到后即可顺畅地进入校内各个业务系统，无需重复注册。

　　2. 开通招生录取信息查询平台，建立与学子的第一道桥梁

　　为满足报考学生及时获得录取信息的迫切需求，暨南大学分别针对境内普通高考考生开发了招生录取信息查询平台，内招生可通过身份证号码和考生号查询含有校区、院系和专业的明细录取结果，如图1所示；此外，学校还建设了面向境外招生（港澳台侨、华人和外籍学生）的自主招生系统，在该系统向外招生及时发布录取详情。

图1 新生录取结果查询系统

　　3. 通过新生网发布迎新信息，打开新生深入了解学校的第一扇窗口

　　新生网作为新生与学校建立正式联系的第一扇窗口，旨在通过丰富的信息服务帮助新生到校前就对学校有全面的了解，更好地开启和融入大学新生活。在新生网，新生可以查看学校发布的通知和报到流程及新生教育安排；查看有关缴费、宿舍、校园卡的办理进度和详情；可以浏览校园三维全景；可以填写个人资料和报到计划等信息服务， 如图2所示。

图2 暨南大学新生网

　　4. 推出迎新小程序，建立学长和新生“点对点”迎新模式

　　迎新小程序是暨南大学的一大创新。迎新小程序为每一位新生都推荐了一位学长，新生使用小程序在到校前就能和学长建立联系，学长为新生提供“点对点”的关怀和帮助，其中包括咨询了解学校情况。每位新生在报到流程每一个环节的状态都会实时更新到小程序，从而让学长和院系老师可以实时掌握新生的报到进度，如图3所示。

图3 暨南大学迎新小程序新生报到流程图

　　5. 全面升级数字迎新系统，满足迎新全业务流程

　　迎新系统是迎新业务的核心，支持信息查询、确认到校、统计报到、用户授权等核心功能，以及消息推送、数据导出等高级功能，为迎新报到当天的报到业务提供完整的支撑[4]。在系统集成方面，迎新系统与学校的财务系统、宿舍系统、校园卡系统都做了实时对接，能同步监控到新生的报到、财务、校园卡、宿舍分配等一系列状态；在数据统计方面，系统支持按校区、培养层次、性别、生源类别、生源地、生源民族等不同维度构成的条件组合进行数据统计，形成图文并茂的可视化图表，以便实时、准确地掌握新生报到情况，如图3所示；在兼容性方面，迎新系统支持市面上已发布的主流浏览器，兼容PC和移动端；在安全性方面，系统还通过冗余部署和负载均衡实现高并发高可用的业务保障。

图4 暨南大学迎新系统新生到校数据实时统计

　　此外，系统支持基于微信的消息推送服务，面向领导和工作人员定期推送新生到校的统计数据。从2019年起，在部分环节试用基于人脸识别的身份校验，进一步提升效率和体验。

　　三、总结

　　1. 应用效果

　　通过一系列的优化和建设，近两年暨南大学在迎新信息化取得了长足进步，产生良好的使用效果。迎新时长缩短至1天，报到率达到98%以上，并且在当天中午12点前报到率就已达到了65%；同时，五校区新生报到井然有序，新生快速地完成了到校确认、入住宿舍等手续，不再出现排队现象。新生到校后，即可使用JNUID登录学校信息门户和各个业务系统，快速融入大学生活。各业务部门可以快速掌握新生到校数据，及时地开展面向新生的管理和服务。

　　2. 经验总结

　　暨南大学通过建设新生网、迎新小程序、完善迎新系统等手段，结合跨部门的数据共享和流程优化，有效提升了迎新业务的效率和体验，这一创新实践具有较强的示范意义和推广价值。这些成绩的取得，主要源于以下几点经验：

　　（1）高效的跨部门协作是关键。学校建立了良好的沟通协调机制，通过“迎新信息化工作协调会”，落实迎新工作流程、数据共享和数据统计等事宜，做好开展迎新信息化培训和系统测试，开展应急演练等工作。

　　（2）畅通的数据共享是基础。新生数据从每年7月初到8月中旬，陆陆续续不断更新，对此，数据中心采取实时更新，经常性与招生部门进行沟通。

　　（3）创新的技术方案是保障。为了保障迎新工作安全可靠，暨南大学采取了一系列创新的技术手段，实现高度的兼容性、稳定性、可用性和安全性。

　　未来，暨南大学仍将秉承“与时俱进，止于至善”的理念，继续对迎新工作进行信息化探索，包括优化系统支持多语言版本，优化流程支持自助报到等，不断提升学校信息化水平。　　

　　（作者：陈少涌 谢侨 李哲夫 符慧红，单位为：暨南大学网络与教育技术中心、广东省教育大数据服务与应用工程技术研究中心）

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